Сократить продолжительность инвентаризации основных средств и снизить количество ручных операций за счёт внедрения технологии RFID с интеграцией в действующую информационную систему на базе 1С.

Задачи проекта

1. Сократить время проведения инвентаризации.
2. Снизить количество ошибок, связанных с ручными операциями.
3. Исключить ручной пересчёт промаркированного имущества и последующую сверку отдельных списков.
4. Обеспечить возможность масштабирования решения при развитии комплекса.

В ТОО «Ailand Astana» используется комплексная информационная система на базе 1С, включающая: «1С-Рейтинг: Бюджетирование предприятия», «1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана», «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», «1С:Управление торговлей для Казахстана».

Информационная система находится на сопровождении ТОО «1С-Рейтинг».

Общее количество учётных единиц превышает 5000 объектов. До внедрения RFID инвентаризация проводилась вручную и занимала недели: сотрудникам приходилось поштучно пересчитывать имущество, сверяться со списками и сопоставлять фактические данные с информационной системой. При таком объёме ручных операций возрастал риск ошибок, а часть собранных данных к моменту завершения проверки могла терять актуальность.

Для сокращения продолжительности инвентаризации и снижения количества ручных операций было принято решение внедрить технологию RFID и интегрировать её с действующей информационной системой на базе 1С.

Реализация

Специалисты ТОО «1С-Рейтинг» провели анализ требований, адаптировали информационную систему с учётом специфики учёта основных средств океанариума, настроили RFID-оборудование и обмен данными с системой на базе 1С.

Объекты основных средств, пригодные для физической маркировки, были оснащены индивидуальными RFID-метками. Каждая метка связана с соответствующим объектом учёта в информационной системе.

Также были настроены рабочие места и права пользователей, проведена проверка работоспособности решения и обучение сотрудников. В рамках проекта автоматизировано восемь рабочих мест.

Как это работает

После внедрения технологии RFID порядок проведения инвентаризации существенно изменился. Теперь сотруднику достаточно пройти по помещению с RFID-считывателем. Оборудование автоматически распознаёт находящиеся в зоне считывания метки, а сведения о фактическом наличии объектов и выявленных расхождениях передаются в информационную систему на базе 1С.

Такой подход позволяет проводить инвентаризацию большого количества объектов без их поштучного поиска и ручной сверки.

Специфика проекта связана с нетипичным составом объектов учёта: помимо оборудования, техники и мебели, в системе учитываются в том числе рыбы, обитающие в океанариуме.

RFID-решение было внедрено не как отдельная система, а интегрировано в уже действующую информационную среду на базе 1С. Это позволило сохранить существующую логику учёта и использовать результаты инвентаризации непосредственно в корпоративной системе.

Дополнительным условием проекта стала необходимость проводить инвентаризацию без остановки работы океанариума.

• Инвентаризацию основных средств можно проводить без остановки работы океанариума.
• Исключён поштучный ручной пересчёт промаркированных объектов.
• Исключено ведение отдельных списков и последующий ручной перенос результатов инвентаризации в информационную систему.
• Сокращён объём ручных операций и риск ошибок при идентификации и учёте объектов.
• Обеспечено получение актуальных данных о наличии основных средств и выявленных расхождениях непосредственно по результатам инвентаризации.
• Решение может масштабироваться на новые помещения и увеличивающееся количество объектов без изменения общей логики учёта.

Реализованный подход может применяться на объектах с большим количеством основных средств, где ручная инвентаризация требует значительных временных и трудовых затрат.